Vergeet Bob, ontmoet Bea.

Goede trainingen zijn ook voor de trainer uitdagend. In de boeiende confrontatie tussen inhoud en praktijk openbaren zich dan nieuwe vraagstukken en inzichten. Een mooi voorbeeld daarvan ervoeren wij tijdens onze workshop Omgevingstafel voor de gemeente Gouda. In deze workshop bereiden de adviseurs als adviseur een gesprek voor met een initiatiefnemer. Hiervoor bieden we het bekende BOB-model toe aan: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Dit model hebben wij in onze trainingen veel gebruikt. Maar sinds deze week doen we dat niet meer.

Tijdens de workshop leerden wij namelijk een paar dingen.

Tijdens de beeldvorming mogen de adviseurs open vragen stellen. Tegelijkertijd zijn zij benieuwd hoe de initiatiefnemers het beleid van de gemeente in hun plan verwerken. Zij popelen om hierover vragen te stellen. Dat bemoeilijkt de openheid en leidt tot allerlei moeizame vragen als ‘Welke ruimte ziet u om in dit plint van dit gebouw publieke voorzieningen te realiseren?’. Dit kan beter.

Het beleid van de gemeente is een feit. Feiten mogen tijdens de beeldvorming benoemd worden: ‘Onze gemeente vindt collectieve voorzieningen belangrijk’. Vervolgens kan de initiatiefnemer worden bevraagd naar zijn ideeën hoe dit beleid in zijn plan wil verwerken. Duidelijkheid dient de beeldvormend. Omgekeerd kan de initiatiefnemer de adviseurs vragen welke mogelijkheden zij zien om zijn plan te verbeteren. De Omgevingstafel wordt op deze manier een waardevol gesprek waarin initiatiefnemer en adviseurs gelijkwaardig en transparant denkbeelden delen.  

Verder vinden de adviseurs het woord ‘oordeelsvorming’ verwarrend. Het geeft een verkeerde impuls aan hun denken en daarmee aan hun houding tijdens een Omgevingstafel. Een van de adviseurs merkte op dat zij ‘door het woord “oordelen” automatisch op zoek gaat naar de tekortkomingen in het plan’. En voegde zij hieraan toe ‘ik vergeet hierdoor de kansen te onderzoeken’. Haar collega’s bevestigden deze opmerking. Dat is ook logisch. Een oordeel is immers ‘een persoonlijke waarheid, die voortkomt uit het eigen referentiekader’. Aangezien veel professionals hun eigen waarheid koesteren, kan oordeelsvorming ook nog verdeeldheid onder de adviseurs in de hand werken. Het woord ‘exploreren’ doet meer recht aan het doel van de Omgevingstafel: het onderzoeken en omvormen van koppelkansen en belemmeringen tot een haalbaar en wenselijk plan.

Een vergelijkbare redenering hanteerden de adviseurs bij het woord ‘besluiten’. Ook dit woord zette hen op het verkeerde been. ‘Besluiten’ hebben een onomkeerbaar karakter. Een besluit herzien ligt gevoelig. Terwijl iedereen weet dat fysieke initiatieven nog aan veel veranderingen onderhevig zijn. Het woord ‘adviseren’ doet meer recht aan de bedoeling van de Omgevingswet en schenkt de adviseurs meer vertrouwen: een oplossingsgericht voorstel, waarin alle belangen zorgvuldig gewogen zijn. Dat wij het niet eerder zelf hebben bedacht.

De les van deze workshop was helder: vergeet BOB, ontmoet BEA. Dank gemeente Gouda voor deze mooie inzichten, ook namens alle toekomstige deelnemers aan onze workshops.

Kanjers aan de omgevingstafel

Nijdig reageerde de adviseur duurzaamheid op de feedback. “In de praktijk doe ik het anders” zei hij “want dan praat ik vooral met de architect”. Zeven gemeentelijke medewerkers hadden deelgenomen aan een pilot van de Omgevingstafel. De adviseur duurzaamheid had amper verbinding gemaakt met de initiatiefnemer, bleef hangen in jargon, was vaag over de kaders voor zijn oordeel (‘ik vind het niet adaptief genoeg’) en verwaarloosde de belangen van zijn collega’s. Zijn collega’s vonden het adviesgesprek ook lastig. De voorzitter had hard gewerkt.

De deelnemers vonden het wel een boeiende ervaring. Dit was anders dan hun haalbaarheidstoets. Na de oefening spraken zij onder onze begeleiding uitgebreid over hun ervaringen en zetten zij hun nieuwe inzichten om in praktische spelregels voor de Omgevingstafel.  

UIT HUN COMFORTZONE

Adviseren is een vak. Dat durven wij na ruim dertig jaar ervaring wel te beweren. Effectieve adviseurs beheersen -naast de inhoud van hun vak- een breed repertoire aan communicatieve, relationele en organiserende vaardigheden. Deze adviseurs wisselen van rol, hebben gevoel voor het ritme van het gesprek, luisteren aandachtig, scheiden hoofdlijnen van details en zijn inlevend.

Als adviseren een vak is, dan is samen adviseren een opgave. Ambtenaren verlaten aan de Omgevingstafel hun comfortzone. Zij worstelen met de nieuwe opgave. Dat is begrijpelijk, want adviseren is iets anders dan toetsen. Zij moeten samen een nieuw vak leren. Het is wijs dat de VNG gemeenten aanraadt veel te oefenen met de Omgevingstafel.   

BEGIN VANDAAG MET LEREN

Het is niet nodig hiermee te wachten tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Sterker, de voordelen van de Omgevingstafel kunnen nu al worden verzilverd. Daar moet je wel werk van maken. Wij geven drie praktische tips voor de Omgevingstafel:

1. Stimuleer de ontwikkeling van advies- en sociale vaardigheden van ambtenaren (individueel en als team). Zij moeten hun expertmatige repertoire verruimen met andere vaardigheden.

2. Voer met een toenemende complexiteit praktijkoefeningen uit en borg de opbrengsten van deze oefeningen in eenvoudige spelregels. Leren doe je vooral in en van de praktijk.

3. Organiseer na de oefeningen op basis van deze spelregels feedback op houding en gedrag (bijvoorbeeld in de vorm van een after action review). Als je geen spiegel wordt voorgehouden, weet je ook niet hoe de initiatiefnemer het proces ervaart.

KANJERS VAN DE GEMEENTE

“Doen is het nieuwe denken”. Dat geldt ook voor de Omgevingstafel. Een goede procedure is belangrijk, maar pas als de medewerkers adviesvaardigheden (kunnen) toepassen, zullen initiatiefnemers de kanjers van de gemeente dankbaar zijn.

De Omgevingstafel heeft veel potentie. Om deze potentie te benutten, zijn andere vaardigheden nodig. Vaardigheden die passen bij de moderne ambtenaar. Begeleide praktijkoefeningen overbruggen de afstand tussen denken en doen. Wilt u weten hoe u deze oefeningen voor uw gemeente kunt organiseren, dan vertellen wij u graag meer over onze ervaringen.